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Por: Diana Zavala / Expansión

La carga de trabajo en las empresas tiende a aumentar a finales de año por la necesidad de elaborar reportes anuales, preparar los procesos para que sigan su curso normal durante la temporada de festejos y alistar el terreno para la reanudación de actividades. Todo debe realizarse antes de que comiencen las vacaciones navideñas. Esta presión del tiempo provoca en los empleados estrés y baja productividad.

Para terminar con los pendientes antes del periodo vacacional, los especialistas consultados sugieren implementar técnicas de organización y mejoras de productividad, así como definir un plan de trabajo de fin de año. “Hacer una rutina y tener un plan de lo que se va a hacer paso a paso durante el día suaviza la presión”, explica Arturo Reveles Márquez, director de la consultora de productividad CGP México.

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Darle un tiempo determinado y realista a todas las actividades, desde las llamadas por teléfono hasta los descansos, puede mejorar la productividad y restar ansiedad. Además, Carlos Holguín, director ejecutivo de la firma de desarrollo de talento Consultores Asociados Holguín Añoveros, considera que definir los tiempos permitirá equilibrar la carga, para no resolverlo todo al final del periodo.

Para elegir qué actividad es prioridad en el plan de trabajo, Reveles recomienda clasificarlas en tres tipos: actividades de ejecución, como contestar correos y contactar a clientes; acciones estratégicas, que tienen que ver con lanzamientos de productos u otros planes que ayudarán a que crezca la empresa, y finalmente las labores agendadas por otra persona de la compañía, pueden ser reuniones con algún directivo o miembro del equipo de trabajo.

A las acciones estratégicas, el director de CGP México sugiere dedicarles mínimo 20% del tiempo, ya que su gestión o la falta de ella se verá reflejada directamente en los resultados de la compañía. En segundo lugar, aconseja atender las actividades de ejecución, que son en las que más tiempo se invierte y permiten que los procesos de producción se lleven a cabo. El tercer lugar, recomienda resolver las labores agendadas, principalmente aquellas en las que se desahogarán temas que influyen de manera directa en los procesos productivos.

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En los tres tipos de actividades, debes tomar en cuenta los imprevistos que pueden surgir y retrasar tanto el proceso laboral como el plan de trabajo. Las fallas técnicas, la suma de nuevas labores o los problemas en la oficina deben estar considerados en el plan.

Para distribuir de manera más efectiva las actividades y ejecutar el plan agendado en el tiempo establecido, Holguín aconseja seguir estos tres pasos:

Elecciones acertadas. Antes que todo, el empleado debe evaluar qué decisiones tomar, siempre dando prioridad a aquellas que no entorpezcan los procesos de trabajo. Por ejemplo, si trabaja una empresa que se dedica a los envíos, una decisión importante puede ser aprobar los productos que se van a mandar.

Agrupar tareas similares. Todas las labores que se desarrollan en el mismo entorno o están relacionadas entre sí se pueden realizar en el mismo periodo a fin de ahorrar tiempo. Por ejemplo, si tienes que hacer varias búsquedas en un mismo archivo, lo mejor es ejecutar todas en una sola ocasión para aumentar la eficiencia y no repetir la actividad todos los días.

Apoyo en el equipo. Se pueden delegar las tareas que no restan valor a la empresa si se aplazan o las realiza alguien más. “Si hay una persona con mayor disponibilidad, se le puede pedir que haga la actividad, brindando autoridad y responsabilidad”, explica el experto.

Holguín sugiere no dejar de lado las convivencias y los descansos, porque representan un respiro. Aunque es importante que estas actividades también estén consideradas en la agenda establecida.

 

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